Секреты деловой переписки по email

Интернет привнес многое в нашу жизнь. В онлайне можно делать практически все: можно путешествовать интерактивно, играть онлайн, находить друзей, смотреть фильмы и многое другое. Конечно, интернет-технологии позволяют и вести бизнес, находясь за тысячи километров от партнеров или клиентов.

Диалог посредством электронной почты пользуется популярностью уже достаточно давно. Персональные встречи и сотовая связь не так удобны, когда нам важно быстро озвучить что-либо другому человеку. Онлайн почта стала важным способом общения среди деловых людей. Однако старайтесь, чтобы текст передавал данные по работе в понятном виде и говорил в каждой строчке о профессиональных умениях и воспитанности. Помните, деловые письма сильно отличаются от дружеских! Они должны быть грамотными, краткими и соответствующими теме, заявленной в заголовке. Неграмотное письмо подчас ложится пятном не только на пишущего, но и на всю корпорацию.

В загловке ясно в нескольких словах сообщите, о чем пойдет речь. Пишите всегда исключительно с большой буквы и не присоединяйте к каждому письму важность СРОЧНО, иначе люди в один прекрасный день перестанут придавать этому значение. Не делайте предложения огромными, это даст легкое понимание того, о чём вы хотите сообщить. Всегда используйте проверку ошибок и не употребляйте слова, значение которых вам не вполне ясно. Отучитесь от привычки писать прописными буквами. У собеседника может возникнуть впечатление, что вы говорите на повышенных тонах, что, вероятно, не понравится.

В корпоративных письмах не употребляются смайлы. Откажитесь от использования креативных шрифтов, узоров, рамок, рисунков, фоновых картинок, виньеток, шаблонов. Если получилось очень подробное письмо, разделите его на абзацы отделенные пустой строкой, для удобства чтения. Если высылаете вложение, отметьте, что найден правильный файл, он открывается на ПК другого человека и не слишком тяжелый для отправки посредством электронной почты. Принято отвечать на письма не позже, чем через 24 часа после получения. Хотя оптимальнее, разумеется, сразу же.

Дурным тоном считается слать одно и то же письмо массово по вашему контакт-листу. Возьмите за правило читать письмо с самого начала перед тем, как посылать его. Вот эти советы сделают деловое общение приятным.